יום גיבוש לעובדים שבאמת עובד: איך מתכננים אירוע חברה מוצלח

כמעט כל ארגון בישראל, מסטארט־אפ קטן ועד חברה גדולה, מקיים לפחות פעם בשנה יום גיבוש או אירוע חברה. בחלק מהמקרים העובדים מחכים לו בקוצר רוח, ובאחרים הוא נתפס כחובה מעייפת. ההבדל בין שני המצבים טמון בתכנון. יום גיבוש מוצלח יכול לחזק את הקשרים בין עובדים, לשפר את התקשורת בין מחלקות, להגביר את תחושת השייכות ואפילו לתרום לשימור עובדים. במדריך הזה נסביר איך מתכננים יום גיבוש שבאמת משיג את המטרות שלו.

מגדירים מטרה לפני שבוחרים פעילות

השאלה הראשונה שכדאי לשאול היא למה אנחנו עושים את זה. האם המטרה היא לשחרר לחץ אחרי תקופה עמוסה? לחבר בין צוותים שלא מכירים? לחגוג הצלחה? לשלב עובדים חדשים? או אולי לתת מקום למחשבה משותפת על חזון ויעדים? כל מטרה מכתיבה סוג אחר של יום.

אם המטרה היא חיבור בין צוותים, כדאי לבחור פעילויות שמחייבות שיתוף פעולה ומערבבות אנשים מתחומים שונים. אם המטרה היא כיף ושחרור, אפשר לבחור חוויה מהנה בלי תוכן כבד. ואם רוצים לשלב תוכן מקצועי, כדאי לחלק את היום לחלק עבודה וחלק הנאה, ולא לנסות לעשות את שניהם באותו זמן.

היכרות עם קהל היעד

צוות של מפתחים צעירים, צוות מכירות תחרותי ומשרד של אנשי כספים מנוסים עשויים להעדיף דברים שונים מאוד. לפני הבחירה, כדאי לשאול את העובדים מה הם רוצים, למשל באמצעות סקר קצר. השאלה איננה רק מה מעניין, אלא גם מה מתאים לכולם.

חשוב להתחשב במגבלות פיזיות, בעובדים עם ילדים קטנים שמתקשים להישאר עד שעות מאוחרות, בהעדפות תזונתיות ובכשרות, ובעובדים שאינם אוהבים פעילויות תחרותיות או פעילויות שדורשות חשיפה מול קהל. יום גיבוש מוצלח הוא יום שבו אף אחד לא מרגיש מחוץ לתמונה.

סוגי פעילויות פופולריים

המגוון עצום, וכל שנה נוספות אפשרויות חדשות. בין האפשרויות הנפוצות:

• סדנאות בישול משותפות, שבהן הצוותים מכינים ארוחה יחד
• חדרי בריחה ומשחקי חשיבה קבוצתיים
• פעילויות שטח כמו ג׳יפים, אופניים, קיאקים וטיולים מודרכים
• סדנאות יצירה, תופים, קרמיקה או יין
• פעילויות התנדבות לקהילה
• סיורים קולינריים או היסטוריים בעיר

פעילויות התנדבותיות צוברות פופולריות, משום שהן משלבות גיבוש עם תחושת משמעות. צביעה של מועדונית, אריזת סלי מזון או עבודה בחווה חקלאית יכולות לחבר בין עובדים בצורה עמוקה יותר מכל משחק.

בחירת המקום והלוגיסטיקה

המקום צריך להתאים לפעילות, למספר המשתתפים ולמזג האוויר. בקיץ הישראלי, פעילות שטח בצהריים עלולה להיות מתישה ואף מסוכנת, ולכן כדאי לתכנן פעילויות חוץ לשעות הבוקר או אחר הצהריים המאוחרות, או לבחור מקום מקורה וממוזג. בחורף, יש לקחת בחשבון אפשרות של גשם ולהכין תוכנית חלופית.

לוגיסטיקה טובה כוללת הסעות מסודרות, לוח זמנים ברור שנשלח מראש, ארוחות מתאימות לכל התזונות והנחיות לגבי ביגוד וציוד. מומלץ למנות אחראי מטעם החברה שיהיה בקשר עם הספקים ויפתור בעיות בזמן אמת.

עבודה עם חברת הפקות או הפקה עצמית

לחברות רבות יש התלבטות האם להיעזר בחברת הפקה מקצועית או לארגן לבד. חברת הפקה חוסכת זמן, מביאה ניסיון, קשרים עם ספקים ופתרונות לבעיות שלא חשבתם עליהן. היא מתאימה במיוחד לאירועים גדולים ומורכבים.

הפקה עצמית יכולה להתאים לצוותים קטנים ולפעילויות פשוטות, אבל היא דורשת זמן ותשומת לב ממי שמארגן. בכל מקרה, כדאי לבקש כמה הצעות מחיר מפורטות, לבדוק המלצות ולוודא שיש ביטוח מתאים לפעילות, במיוחד בפעילויות ספורט ושטח.

איזון בין תוכן להנאה

מנהלים רבים רוצים לנצל את היום כדי להעביר מסרים, להציג יעדים או לקיים סדנה מקצועית. זה לגיטימי, אבל חשוב לא להגזים. עובדים שמגיעים ליום גיבוש ומגלים שמדובר ביום עבודה מוסווה עלולים להתאכזב. ההמלצה היא לשמור את החלק המקצועי קצר וממוקד, לקיים אותו בתחילת היום ולהשאיר את רוב הזמן לחוויה.

גם בחלק המקצועי אפשר לעבוד בצורה חווייתית: דיונים בקבוצות קטנות, משחקי תפקידים או סדנה עם מנחה חיצוני. כך התוכן נקלט טוב יותר והאווירה נשמרת.

אחרי האירוע: למדוד ולשמר

האירוע לא מסתיים כשהאוטובוס חוזר למשרד. שליחת תמונות מהיום, תודה אישית לעובדים ולמארגנים וסקר משוב קצר עוזרים לשמר את החוויה וללמוד לפעם הבאה. שאלו מה אהבו, מה פחות ומה היו רוצים בפעם הבאה.

תקציב ותמחור לפי משתתף

בחברות רבות התקציב לגיבוש נקבע לפי סכום לעובד. זו דרך נוחה לתכנן, אבל חשוב לזכור שמעבר לפעילות עצמה יש הוצאות נלוות: הסעות, ארוחות, שתייה, צילום, מזכרות ולעתים גם מתנה לכל עובד. כשמשווים בין הצעות של ספקים, בדקו מה כלול בכל חבילה, כדי לא לגלות בסוף שהמחיר הנמוך דרש תוספות רבות.

כדאי גם לשקול את העיתוי. ימי גיבוש בעונות שיא, כמו לפני החגים או בסוף השנה, יקרים יותר והמקומות המבוקשים נתפסים מוקדם. מי שמתכנן לתקופה פחות עמוסה עשוי לקבל מחיר טוב יותר וזמינות רחבה יותר.

ולבסוף, אל תשכחו את העובדים שעובדים מרחוק או מסניפים אחרים. אם חלק מהצוות לא יכול להגיע, שקלו לשלב רכיב היברידי או לקיים מפגש נוסף שיאפשר גם להם להשתתף. תחושת השייכות היא הרי בדיוק המטרה של כל העניין.

יום גיבוש טוב הוא לא רק אירוע חד פעמי, אלא חלק מתרבות ארגונית שמשקיעה באנשים. כשמגדירים מטרה ברורה, מתחשבים בכל העובדים, בוחרים פעילות מתאימה ודואגים ללוגיסטיקה, היום הופך לחוויה שעובדים מדברים עליה חודשים אחרי, ושתורמת באמת לאווירה ולשיתוף הפעולה בעבודה.